privacyverklaring

Privacyverklaring Additio Admin

Waar dient de privacyverklaring voor?

Wij informeren je in deze verklaring over de gegevens welke wij van jou verwerken. Je komt onder meer te weten welke gegevens wij van jou verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij deze gegevens delen en hoe lang de gegevens worden bewaart.

De verwerking van jouw gegevens geschiedt in overeenstemming met de Algemene Verordening Wet Gegevensbescherming. Wij nemen jouw privacy uiterst serieus en je mag er dan ook van uitgaan dat wij zorgvuldig met jouw gegevens omgaan.

Toepasselijkheid privacyverklaring:

In deze privacyverklaring wordt informatie verstrekt over de verwerking van persoonsgegevens door Additio Admin. De verklaring heeft betrekking op het gebruik van persoonsgegevens van onze opdrachtgevers (verhuurders) als ook bezoekers van de website, inschrijvers, aspirant huurders, huurders, borgstellers en mogelijke overige bewoners zoals onderhuurders en medebewoners.

Identiteit Additio Admin:

Additio Admin is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 59343664. Additio Admin is gevestigd te Rotterdam. Additio Admin is schriftelijk bereikbaar via de post of het e-mailadres info@additio-admin.nl. Additio Admin is verwerking verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Hoe verzamelen wij gegevens?

Wij verzamelen gegevens op de volgende manieren:
1) Direct van jou: door het opsturen van gegevens na een bezichtiging.
2) Via derden: In het kader van de huurdersscreening verzamelen wij informatie van derden, bijvoorbeeld EDR Credit Services of Google.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe ver je in het huurproces bent, verwerken wij verschillende gegevens. Hoe verder in het huurproces, hoe meer gegevens dat wij zullen verwerken.

Bij het inschrijven op een woning na de bezichtiging:

Nadat je een woning hebt bezichtigd en je wenst verder te gaan in het huurproces, vragen wij je uitgebreidere informatie te verstrekken. Daarmee weten wij nagenoeg zeker of je aan de eisen van de verhuurder voldoet en kunnen wij een gefundeerde keuze tussen kandidaten maken. Als wij besluiten om met jou verder in het proces te gaan, weet je dat de kans dat de verhuurder jou op basis van je profiel afwijst minimaal is.

Van jou en overige bewoners vragen wij het volgende:
– uitgebreide informatie over persoon (geboortedatum, -plaats, adres enz.);
– uitgebreide informatie over inkomen;
– uitgebreide informatie over studie;
– overige informatie bijv. inzake financiële positie en woonwensen.

Van de mogelijke borgsteller vragen wij het volgende:
– uitgebreide informatie over persoon (geboortedatum, -plaats, adres enz.);
– uitgebreide informatie over inkomen;
– overige informatie bijv. inzake financiële positie.

Wij kunnen deze gegevens delen met verhuurders van woningen waarop je reageert om af te stemmen of je aan de eisen voldoet. Daarnaast delen wij deze gegevens met niemand.

De gegevens worden drie maanden bewaard en daarna vernietigd indien aspirant huurder niet gekozen wordt om verder in het huurproces te gaan. Wij vernietigen deze gegevens niet direct, zodat wij contact kunnen opnemen mocht zich uiteindelijk toch een mogelijkheid voldoen om de woning aan jou te verhuren. De gegevens van de daadwerkelijke huurder, overige bewoners en borgsteller worden 20 jaar bewaard. Als beheerder kunnen wij door de opdrachtgever (verhuurder) nog 20 jaar aansprakelijk worden gesteld wegens een gemaakte beroepsfout. Door het bewaren van deze gegevens hebben wij bewijsmiddelen indien wij in een procedure stellingen moeten bewijzen tegen een beroepsfout.

Na het voldoen van een aanbetaling

Als je inschrijving wordt goedgekeurd, stellen wij je voor bij onze opdrachtgever, de verhuurder. Als beheerder hebben wij daarbij een zorgplicht. Dit houdt in dat wij huurders zorgvuldig moeten screenen om bijv. het risico op wanbetaling, misbruik, hennepteelt te minimaliseren. Doen wij dit niet dan kunnen wij, als makelaar, of de verhuurder medeaansprakelijk worden gesteld bij bijvoorbeeld hennepteelt. Wij vragen in deze fase daarom om uitgebreide persoonsgegevens.

Van jou en overige bewoners vragen wij:
– Indien werkend: Werkgeversverklaring, loonstroken van afgelopen 3 maanden;
– Indien zelfstandig: Uittreksel KvK, vermogen en schuldenbalans en winst- en verliesrekening van afgelopen 3 jaar en contactgegevens accountant;
– Indien student: Bewijs van inschrijving studie;
– Bewijs van overig inkomen;
– Verhuurdersverklaring/Hypotheekverklaring;
– Bankafschriften van 3 meest recente huur of hypotheekbetalingen;
– Origineel legitimatiebewijs (afgeschermd foto en BSN), kopie.
– Origineel bankpas, kopie;
– Origineel uittreksel BRP met historische adressen, kopie.

Van een eventuele borgsteller vragen wij:
– Loonstroken van afgelopen 3 maanden;
– Indien zelfstandig: Uittreksel KvK, vermogen en schuldenbalans en winst- en verliesrekening van afgelopen 3 jaar en contactgegevens accountant;
– Legitimatiebewijs (afgeschermd foto en BSN).

Volgende gegevens van de huurder en overige bewoners vragen wij zelf aan:

– Eigenaar vorige woning via het Kadaster;
– Uitspraken Huurcommissie op meest recente adres via de website van de Huurcommissie;
– Credit check via EDR Credit Services;
– Google resultaat op persoon;
– LinkedIn resultaat op persoon;
– Facebook resultaat op persoon.

De gegevens worden direct vernietigd indien aspirant huurder niet door de verhuurder geaccepteerd wordt. Indien verhuurder besluit een huurovereenkomst aan te gaan worden de gegevens van huurder, overige bewoner en borgsteller 20 jaar bewaard. Als beheerder kunnen wij door de opdrachtgever (verhuurder) nog 20 jaar aansprakelijk gesteld worden wegens een gemaakte beroepsfout. Door het bewaren van deze gegevens hebben wij bewijsmiddelen als wij in een procedure stellingen moeten bewijzen tegen een beroepsfout.

Delen van persoonsgegevens met derden:

Additio Admin verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening, na jouw toestemming of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkers overeenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Additio Admin blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Beveiliging persoonsgegevens:

Additio Admin hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van jouw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorisch maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.
Het datacenter jaarlijks wordt nagelopen op virussen en updates verzorgt door Passion Support. Wij werken met programma’s in de Cloud welke 2 taps verificatie vereisen. De computers zelf zijn beveiligd met wachtwoorden welke met regelmaat worden gewijzigd en filevault en firewall. Om ons netwerkverkeer anoniem te houden hebben wij VPN beveiliging.
Zoals u ziet hebben wij alle mogelijk beveiliging toegepast om uw gegevens zo veilig mogelijk te waarborgen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen:

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Additio Admin en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@additio-admin.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek. Wij willen je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.